مكاتب الحالة المدنية باسفي : وجه الجماعة الذي يجب أن يرد له الاعتبار

بقلم :سعيد البهالي
تعتبر مكاتب الحالة المدنية المرفق الجماعي الأكثر ارتيادا من طرف المواطن ، والمرفق الإداري الذي يلتصق بالمواطن منذ لحظة ولادته الى ما بعد وفاته ، ففي هذه المكاتب تسجل الولادات والوفيات ، وتستخرج عقود الازدياد وشواهد الحياة والوفاة والعزوبة ومطابقة الاسم وعدم الطلاق وعدم الزواج والشواهد الإدارية للزواج وشواهد القرابة ورخص الدفن ... وبها يتم ترسيم جميع الوقائع الخاصة بالوضعية المدنية للمواطن ،صغيرا كان أو كبيرا ،ذكرا أو أنثى ، متعلما أو أميا ،عاملا اوعاطلا...
هذا بالنسبة للمواطن ، أما أهميتها بالنسبة للدولة فان مؤسسة الحالة المدنية هي الأرضية الرئيسية التي تمد مختلف المصالح الإدارية بالمعطيات الديمغرافية التي تبنى عليها البرامج والمخططات والدراسات التوقعية والمستقبلية ،كما أن مؤسسة الحالة المدنية تتداخل معها ، بشكل أو بآخر ، مجموعة من المصالح المحلية والمركزية (وزارة الداخلية ،وزارة الخارجية،وزارة العدل ،المحاكم والسجون،الأمن الوطني ،صناديق التقاعد،نقابة الشرفاء، مؤرخ المملكة....) كما أن مؤسسة الحالة المدنية ترتبط بها قوانين أخرى (الميثاق الجماعي ،مدونة الأسرة ،قانون الجنسية ،قانون الأرشيف...) وإذا كانت لمكاتب الحالة المدنية هذه الأهمية القصوى في حياة المواطن ومؤسسات الدولة ، فان الواقع الإداري والبشري وظروف الاشتغال اليومية لهذه المكاتب هو واقع مزري ومحبط يتطلب الوقوف عنده مليا لمعرفة أشكال الاختلال ورصد أوجه القصور التي هي في نظرنا نابعة من عاملين اثنين أولهما ضعف التأطير وثانيهما غياب التجهيز ،وعنهما تتفرع باقي المشاكل.
قبل التطرق بالتفصيل للموضوع فإننا نشير الى كون مداخيل رسوم الحالة المدنية ببلدية اسفي تعتبر موردا ماليا مهما في الجبايات المحلية حيث بلغت المداخيل سنة 2004 حوالي 578.000.00 درهم وبلغت سنة 2005 حوالي 559.000.00 درهم
كما شهد عدد مكاتب الحالة المدنية تطورا ملحوظا موازيا للتطور السكاني لمدينة اسفي ، كما يبينه الجدول التالي:
السنة عدد المكاتب
1956 مكتب مركزي
1971 أربعة مكاتب
1988 سبعة مكاتب
1996 عشرة مكاتب
2012 أربعة عشرة مكتبا
أولا :محدودية العامل البشري
تشكل محدودية العنصر البشري العامل في مجال الحالة المدنية عاملا مهما في تردي خدماتها، فاغلب الموظفين غير مؤطرين تاطيرا قانونيا ، ولم يخضعوا لأي دورات تكوينية في مجال الحالة المدنية تمكنهم من القيام بالمهام الملقاة على عاتقهم خير قيام ،وتتجلى محدودية العنصر البشري من خلال ثلاث مستويات :
أ غياب التكوين والتأطير الخاص بالموظفين ، بل حتى بعض ضباط الحالة المدنية لم يخضعوا لأي تكوين نظري ، فالمعتمد هو الاقدمية ،وهذا يقلص من فرص التدبير الاحترافي لمرفق الحالة المدنية ، والكفاءة التي يتميز بها بعض الموظفين والضباط هي نتيجة تكوين شخصي واجتهاد ومثابرة ذاتيتين.
ب اغلب موظفي الحالة المدنية هم من أصحاب السلاليم الدنيا والمؤقتين ،ومع ذلك فهم يبذلون قصارى جهدهم لخدمة المواطن وضمان سير المكاتب في أحسن الظروف، في حين أن الأطر الجماعية تأنف من العمل في مكاتب الحالة المدنية ، مع العلم أن الحالة المدنية هي مجال خصب للعمل والبحث والتنظيم.
ج قلة الأطر العاملة في مكاتب الحالة المدنية مما يعني حرمان هذه المكاتب ، وبالتالي المواطن ،من تدبير احترافي للشأن اليومي للمواطن في هذا المرفق الحيوي ،وقلة الأطر ناتجة عن غياب التحفيز ( التعويض عن المسؤولية بالنسبة لضباط الحالة المدنية) كما أن القانون المنظم للحالة المدنية (قانون رقم 99 37 ) يربط الموظف العامل بمكاتب الحالة المدنية بالمسؤولية التقصيرية ، والمسؤولية الجنائية ،والمسؤولية المدنية،والمسائلة القضائية ، والخطأ المهني الجسيم ، والمراقبة من طرف وكلاء الملك... وغيرها من آليات التخويف والإحباط، دون أي حديث عن التحفيز أو التعويض ،ولعل هذا ما يجعل الأطر الجماعية في غنى عن "صداع الرأس" خصوصا إذا كان "فابور" ومقرونا بالمشاكل مع المواطن من جهة ومع الإدارة من جهة ثانية ،وهذا القانون في كل فقراته يتحدث عن أعوان الحالة المدنية ولا يتحدث مطلقا عن الأطر،كما أن آليات الاشتغال ما تزال قاصرة ولا تمكن هذه الأطر من ممارسة دورها في أحسن الظروف، طبعا مع غياب جاذبية مرفق الحالة المدنية.
د تنقيل موظفي الحالة المدنية الحاصلين على خبرة عملية وميدانية كبيرة في مجال الحالة المدنية الى مصالح أخرى وتعويضهم بموظفين آخرين غالبيتهم من المؤقتين غير المرسمين ، وهذا يساهم في تدهور الخدمات المقدمة في هذه المكاتب مثل كثرة الأخطاء في التصاريح والسجلات والرسوم ..ومعلوم ما يصاحب ذلك من مراجعات قضائية ومحاكم و.....إن المشروع الكبير والطموح الذي أعلنته الوزارة الوصية "مشروع جماعة الغد 2015"ومن خلاله تحديث مكاتب الحالة المدنية كورش نموذجي ، ومن خلال أهدافه الكبرىوالاستراتيجية :(وضع قاعدة وطنية لمعطيات الحالة المدنية تتسم بالدقة والمصداقية ، معالجة واستغلال المعطيات بواسطة نظام معلوماتي،استفادة المواطن والدولة والجماعات المحلية من خدمات الحالة المدنية ،القضاء على الأخطاء المتعلقة برسوم الحالة المدنية ،إعداد سجل وطني للسكان،توفير تجربة نموذجية على الصعيد الإفريقي لأنظمة الإدارة الالكترونية....)لا يمكن تحقيق ذلك في غياب الأطر والكفاءات عن مكاتب الحالة المدنية،ودون تسوية الوضعية الإدارية للعاملين في هذا الحقل المهم .بالإضافة الى ذلك فموظفي الحالة المدنية محرومون من الاستفادة من مجموعة من التعويضات كالتالي:
*الحرمان من التعويض عن المسؤولية بالنسبة لضباط الحالة المدنية ،فهذه الفئة من الموظفين مطالبة بانجاز مجموعة من المهام على نفقاتها الخاصة ( التقارير والمراسلات وإرسالها الى المصالح المختصة ، المكالمات الهاتفية الإدارية ،جلب طوابع الحالة المدنية ،جلب السجلات والمطبوعات ، التنقل بين مكاتب الحالة المدنية ومقر البلدية....)
*الحرمان من التعويض عن الساعات الإضافية بالنسبة للمتصرفين والمتصرفين المساعدين العاملين بالحالة المدنية ،خصوصا إذا علمنا أنهم يقومون بالمداومة من اجل تسليم رخص الدفن، وإذا كانت المداومة يومي السبت والأحد قد نقلت الى المكتب الصحي فان الملحقات الإدارية ما تزال تنظم مداومة يومية من الساعة الرابعة الى الساعة السادسة دون أي تعويض.
*الحرمان من التعويض عن الأشغال الملوثة أسوة بباقي موظفي وعمال الجماعة ، علما أن كل مكاتب الحالة المدنية تتوفر على أرشيفات ملوثة .
ثانيا : نقص التجهيز:
لا ينكر احد أن التجهيز عامل حاسم في الجودة وسلامة الخدمات المقدمة للمواطن ،كما أن من شان تحسين آليات التدبير الاحترافي للمرافق العمومية وعلى رأسها مكاتب الحالة المدنية أن يحسن سمعة الجماعة والعكس صحيح ، ولنا أن نتساءل عن حظ مكاتب الحالة المدنية من صفقات التجهيز التي تبرمها الجماعة ؟وما حظ هذه المكاتب من مشروع "الجماعة في أفق 2015"؟هذا البرنامج الذي طرحته وزارة الداخلية والذي يهدف الى تطوير مؤسسة الحالة المدنية من خلال إنشاء قاعدة معلومات الكترونية للحالة المدنية عبر حوسبة جميع عقود الازدياد!! ، وتحسين وتحديث طريقة اشتغال مكاتب الحالة المدنية عبر إدخال المعلوميات في كل العمليات وكذا تقديم خدمات من جيل جديد لفائدة المواطنين !!وإذا كان هذا البرنامج الطموح بدئ في تعميمه منذ 2009 فان رياحه الطيبة لم تهب بعد على مكاتب الحالة المدنية باسفي ، علما أن هذا المشروع يهدف الى عصرنة وتجديد مكاتب الحالة المدنية (التجهيز بالمكاتب والحواسيب ...) وتبادل المعلومات فيما بين هذه المكاتب (ربط 2172 مكتب حالة مدنية بشبكة اتصال خاصة )،وتغيير النظام التقليدي المتميز بالبطء،و تبسيط وسائل العمل بالنسبة لموظفي الحالة المدنية ،وتقريب الإدارة من المواطنين ،والقضاء على الأخطاء والمخالفات المرتكبة أثناء تحرير الرسوم ، ووضع خدمات جديدة لفائدة المرتفقين (طلب تسليم وثائق الحالة المدنية عن بعد انطلاقا من مكاتب مكان السكنى )....
ولنا أن نتساءل: ماذا قدمت الجماعة الحضرية لاسفي لمكاتب الحالة المدنية قصد تأهيلها لتدخل في هذا البرنامج الرقمي الطموح ،ولتلبية حاجيات المواطن بالسرعة والدقة اللازمتين من اجل خدمة أجود واقرب وأسرع ؟؟أم أن موظفي الحالة المدنية وضباطها سيكتب عليهم استمرار المعاناة مع الأقلام والأوراق و"الكاربون"و"تحنيش "المراسلات وعقود الازدياد ؟؟فالكل يعلم أن المطبوعات والوثائق التي تسلمها مكاتب الحالة المدنية للمواطنين أو التي تتراسل بها مع باقي الإدارات تعكس وجه هذه المكاتب وتبين وضعيتها التجهيزية .كما يتجلى نقص التجهيز في :
* غياب الحواسيب ومستلزماتها، ليس من اجل رقمنة عقود الازدياد ،فذلك مطمح يبدو انه بعيد المنال ، ولكن من اجل المراسلات المتعددة والمتنوعة.
* انعدام فضاء مجهز لاستقبال المواطنين (كراسي، آلات ضبط التناوب....)
* قلة الرفوف والخزانات من اجل حفظ السجلات والملفات والوثائق....
* غياب التسفير لسجلات الحالة المدنية ، بل إن بعض السجلات هي في حاجة الى إعادة التأسيس من جديد نظرا لقدمها وكثرة استعمالها، كما هو الأمر بالنسبة لبعض سجلات الملحقة الإدارية السادسة ولبعض سجلات المكتب المركزي....
* قدم الكراسي والمكاتب وقلتهما.
* غياب مجال خاص بالأرشيف والوثائق والملفات الخاصة بمستندات الحالة المدنية ،وان تواجد هذا الفضاء فهو غير خاضع لأي مقياس علمي وعملي للتوثيق والأرشفة ،وهذا يجعل الموظف يتعايش مع الواقع المر مع ما يخلفه ذلك من مضاعفات صحية ليس اقلها الحساسية....وإذا كان القانون(قانون الحالة المدنية ، قانون الأرشيف ) والدوريات (دورية وزير الداخلية عدد66 بتاريخ2/3/1984) تتحدث عن ضرورة العناية والصيانة اللازمتين للسجلات والوثائق سواء من حيث الإمساك أو الحفظ درءا لتعرضها للتلف أو الضياع ،فان غياب الخزانات والرفوف تجعل من عملية الصيانة والحفظ عملية صعبة في غياب الإمكانيات.
أما وضعية البنايات الإدارية التي تضم مكاتب الحالة المدنية فبعضها في حاجة الى الإصلاح وإعادة الاعتبار العمراني والتجهيزي ،فغير ما مرة اضطرت الجماعة الى تغيير مكان هذه المكاتب نظرا لحالتها السيئة فقد تم تنقيل مكتب الحالة المدنية الملحقة الإدارية 11بكاوكي (مارس2009)الى مكان أكثر استجابة لشروط العمل بعد وقفات احتجاجية للموظفين، وتم تنقيل مكتب الحالة المدنية الملحقة الإدارية 9 بالكورس الى المقر السابق لجماعة الزاوية ،والمكتب المركزي حاليا الذي يوجد فوق سطح سوق إدريس بناصر ويتم الصعود إليه عبر درجين مما يعني حرمان ذوي الاحتياجات الخاصة وكبار السن من الاستفادة من خدماته ، وانه لمن المؤسف أن نسمع أن موظفين قاموا بوقفة احتجاجية أو ينوون القيام بذلك لكون المصلحة لا تتوفر على مرحاض؟؟!!!وما دمنا نتكلم عن مقرات مكاتب الحالة المدنية فلا بد من الإشارة الى الاكتظاظ الذي تعرفه بعض المكاتب (الملحقة الإدارية السادسة نموذجا )خصوصا أثناء المناسبات المعلومة (الدخول المدرسي ،المباريات...)أو ما يعرف" بالحملة " الشئ الذي يؤدي أحيانا الى السقوط في مطبات التأخير والأخطاء مما يؤدي ببعض المواطنين الى سلوك بعض الطرق الملتوية لقضاء المآرب في اقرب وقت ممكن ودون تأخير . ومن الإشكالات التي ما تزال تعاني منها بعض مكاتب الحالة المدنية نجد :
*تداخل الاختصاص في انجاز بعض الوثائق، فمثلا شهادة توحيد الزوجية او الزوجة الوحيدة في بعض الملحقات الإدارية ينجزها قائد الملحقة وفي ملحقات إدارية أخرى ينجزها ضابط الحالة المدنية .
*عدم توحيد المساطر وطرق الاشتغال بين مكاتب الحالة المدنية ، فمثلا من اجل الحصول على شهادة إدارية للزواج هناك من يطلب نسخة كاملة وهناك من يكتفي بنسخة موجزة ،وفي تسجيل الولادة هناك من يشترط رسوم ازدياد الأبوين مترجمة بالفرنسية وهناك من لا يستحضر هذا الشرط .
*غياب "شواش"في بعض الملحقات الإدارية ، فمثلا لكي يتم تصوير نسخة كاملة للمواطن يضطر الموظف الى تركما بيده من عمل والخروج اقرب "بقال" ليصور النسخة الكاملة .
متى تتم رقمنة رسوم الحالة المدنية باسفي ؟
مما لاشك فيه أن خدمات مكاتب الحالة المدنية هي جزء أساسي من الخدمات الجماعية التي هي عنصر مهم في منظومة الحكامة المحلية ، ولكي نصل لذلك، فالأمر يستلزم تدبيرا عصريا محكوما بمنطق الفعالية والسرعة والمر دودية انسجاما مع مبدأ إدارة القرب وخدمة المرتفق ، وما لم يتم إدخال نظام المعلوميات وحوسبة رسوم الحالة المدنية فان كل كلام عن التحديث والفعالية وبالتالي تسهيل عملية ارتفاق المواطن ستبقى كلاما على ورق ، فالمواطن بعد الربيع العربي أصبح يطالب بالحصول على خدمات ذات جودة عالية مع السرعة في الأداء ، ومكاتب الحالة المدنية مازالت على حالتها القديمة ولم تواكب التطور المجتمعي ، بل مازالت تفتقر الى ابسط أدوات الاشتغال (حواسيب ، رفوف ، مكاتب ، كراسي ...)،وموظفي الحالة المدنية مطالبون بانجاز كم كبير من الوثائق يدويا مع اختلاف نوعها وعددها ولغتها.. لكن التجهيزات لا تساعدهم ، وانه لمن العجيب أن نرى جماعات قروية قريبة أدخلت نظام الحاسوب في مكاتب الحالة المدنية (جمعة سحيم ،الزمامرة ،حد كورت ،امزميز....) في حين أن اسفي ذات الكفاءات والإمكانيات مازالت تتعايش مع الأوراق والأقلام الكاربون والأخطاء..
إن التدبير الاحترافي لمكاتب الحالة المدنية ، وللشأن العمومي عامة،سيبقى مجرد طموح في غياب الوسائل اللازمة والضرورية لهذا التدبير ، فالتطور المتسارع للخدمات ، وحاجيات المواطن اليومية والمتنوعة ،يستوجب تقنيات تنفيذ (أدوات اشتغال) أكثر تقدما وأكثر استجابة لهذه الرغبات ،و يستوجب أيضا أنماط تدبير وتسيير أكثر وضوحا وسرعة و فعالية لتصحيح مسار مكاتب الحالة المدنية باسفي حتى ترقى الى المستوى الذي أعطاه لها القانون ولتكون قادرة على أداء مهمتها القانونية والاجتماعية والإدارية المنوطة بها .